Årsarkiv december 23, 2022

När du har ett företag med anställda som är verksamt inom data och IT spelar kontorsmiljön en betydande roll för arbetet. Det är viktigt att ha en kontorsmiljö som är genomtänkt för att personalen ska kunna jobba effektivt. Det finns många delar som spelar roll för att få en funktionell och bra arbetsmiljö. Belysning är en stor del. Det finns väldigt bra industribelysning till kontor som ger rätt ljusflöde.

Bra belysning gynnar produktiviteten

Genom att investera i industribelysning kan arbetsmiljön få ett stort lyft. Industribelysning är tålig, den klarar värme, väta, vibrationer och smuts. Det finns industribelysning som ger ett bländfritt ljus och det är möjligt att anpassa belysningen efter behov. Det finns armaturer som kan anpassas efter lokalen ifråga. När kontoret har en bra belysning kommer det göra stor skillnad på produktiviteten. Att sitta framför en dator och arbeta kräver bra belysning. Ett tips är att även investera i bra skrivbordslampor för att optimera belysningen ytterligare.

Kontorsmöblerna ska vara gynnsamma för kroppen

Möblemanget är också viktigt för medarbetarna som arbetar med data och IT. Att investera i ergonomiska skrivbord som är höj- och sänkbara är klokt att göra. Genom att kunna stå upp emellanåt kan hållningen förbättras och belastningen på rygg, nacke och axlar kan minskas. Personalen kan bli effektivare genom att variera arbetsställning och därmed prestera bättre resultat. Satsa även på ergonomiska arbetsstolar för att kroppen inte ska ta onödig skada när personalen sitter ner. Att även satsa på en eller flera sittgrupper är perfekt för att kunna använda på fikarasten. När personalen kan sätta sig ner och slappna av kan de samla ny kraft och energi för att orka hela dagen.

Färg och växter gör kontoret levande

Arbetsmiljön blir även betydligt bättre med växter. Inredningen och atmosfären blir mer levande och tilltalande med växter. Färg är en annan stor del av kontoret och kan användas för att skapa en inspirerande känsla. Det är dock viktigt att hitta en bra balans i färgerna för att få optimal effekt. Det bästa är att försöka hitta färger som går bra ihop för att de ska ge en gynnsam energi. Genom att satsa på arbetsmiljön kan företaget gynnas på sikt.

De flesta av oss har viktiga dokument online, men det finns också mycket som du behöver behålla i pappersform. Eller som du har i pappersform och måste behålla en viss tid och du vill inte spendera dagar på att digitalisera det. Det kan också handla om gamla kort, brev och även mer antika saker. Då är det smart att köpa ett brandsäkert arkivskåp för dina papper och foton.

Skaffa brandsäkert arkivskåp

Det finns två stora fördelar med brandsäkra arkivskåp. De skyddar dina dokument vid en brand och så slukar de en massa papper på ett snyggt sätt. Ok, arkivskåp är inte nödvändigtvis snygga, snarare neutrala. De kan stå i ett kontor med stängda dörrar utan att störa koncentrationen eller dra uppmärksamheten till sig. När du köper arkivskåp från Secura får du ett stilrent och modernt skåp med flexibel inredning. Du har flera storlekar att välja mellan och kan sedan enkelt sätta in hyllor och lådor utifrån ditt behov. Gå in på Secura och köp ett snyggt och brandsäkert arkivskåp och skydda dina viktiga dokument.

Förvara data och papper

Som företagare har du många papper att hålla koll på. De flesta vill att så mycket som möjligt ska finnas på ett säkert moln online. Så kan du få tag i avtal och dylikt oavsett vart du befinner dig. För att hålla ordning och arbeta effektivt är det klokt att tänka igenom alla dokument och förvara dem på bästa sätt. Skapa ett system så att du enkelt vet var de finns. Köper du ett arkivskåp är det klokt att komma på ett bra system redan från början, så att du bara behöver öppna skåpet och lätt kan hitta bland pärmar och lådor. Detsamma gäller datorn. Det är många av oss som har många mappar som bokstavligen fyller vårt skrivbord. Det är mycket smartare att gå igenom mapparna. Vad har du i dubbletter? Vilka mappar förvarar egentligen samma sak? Skapa ett system så att du alltid hittar dina filer. Du bör både tänka igenom mappar och filernas namn.

Ordning och reda

Med ordning och reda som motto kommer du att arbeta mycket bättre. Både på datorn och när du håller på med andra saker. Om du har kunder och klienter som kommer till ditt kontor kommer de också att få större förtroende för dig om det ser snyggt ut. Ett stilrent arkivskåp i bakgrunden med stängda och låsta dörrar. Alla papper och andra saker ligger på sin plats. När du går in i datorn hittar du omgående vad du letar efter. Att sitta med en kund på andra sidan bordet som märker att du måste leta efter en fil eller viktig data ger inte en professionell känsla. Detaljer som har stor betydelse i långa loppet.

Eftersom digitala hjälpmedel används i allt större utsträckning är det viktigt att hantera informationen som finns där på ett säkert sätt. Det gäller främst företag som har mycket känslig information men även privatpersoner till viss del. Information är till stor del värdefull och behöver skyddas efter det behov som finns. Därför är informationssäkerhet viktigt att tänka på eftersom det möjliggör en korrekt men även effektiv informationshantering. Informationssäkerhet är helt enkelt ett skydd mot inre och yttre hot. Det finns flertalet tjänster inom it-säkerhet och informationssäkerhet som företag kan använda sig av för att vara trygga.

Viktigt att ligga steget före

När något händer med it-systemet är det viktigt att hålla huvudet kallt och veta hur du ska agera. Om du har köpt tjänster för it-säkerhet och informationssäkerhet ska du agera efter uppsatt protokoll. För att undvika dataintrång är det viktigt att ha rätt skydd. När du anlitar proffs på informationssäkerhet och it-säkerhet kommer de att hjälpa dig identifiera den svagaste punkten och sedan utforma ett skydd utifrån behovet och kraven som finns. Det är möjligt att få hjälp med sårbarhetsscanningar, penetrationstester, få allmänna rekommendationer hur säkerheten kan höjas och utvärdering av nuvarande system. Det är viktigt att ligga steget före och ha rätt skydd, speciellt om det finns känslig information som ingen utanför bör kunna komma åt.

Skyddet ska anpassas efter behov

Information lagras idag digitalt på datorer och in andra digitala tjänster. En del av informationen som finns lagrad på datorer är värdefull för både företaget och privatpersoner. Om felaktig information hamnar i fel händer kan det få katastrofala följder. Därför är skyddet av information viktigt att ta i beaktande. Skyddet ska alltid anpassas efter behovet som finns så att det är tillräckligt bra. Konsekvenserna som kan ske om information hamnar i fel händer är för höga för att informationssäkerhet ska försummas.

Bristande säkerhet kan skapa misstroende kunder

För ett företag är det viktigt att tänka på säkerheten kring information eftersom brister i hanteringen av information kan ge ett försämrat förtroende för tjänsterna. För mycket störningar kan leda till förtroendekriser. Det kan exempelvis vara internetbanker. Om de har för mycket störningar i sina system kan kunderna komma att tappa förtroende för dem och bli orolig för sin information. Den osäkerheten kan även smitta av sig på andra Internetbaserade tjänster. Det är inte bara för företaget eller organisationen som det är viktigt med informationssäkerhet, det är det även för kunderna och för att ha ett gott rykte.

Hitta arbetssätt som fungerar långsiktigt

Att arbeta med informationssäkerhet handlar om att införa och förvalta olika administrativa regelverk som exempelvis policys och riktlinjer men även tekniskt skydd som brandväggar och kryptering. För företag och organisationer handlar det om att ta ett helhetsgrepp och skapa ett arbetssätt som fungerar långsiktigt.

Det är inte sällan som personer med kompetens inom data och IT väljer att sadla om efter några år i branschen. De satsar då på att jobba som IT-konsulter genom ett eget företag. IT-kompetens är något som är eftertraktat. Det talar för att du kan lyckas som egenföretagare i branschen. För att kunna starta upp ett eget företag behövs ett startkapital. Det finns möjlighet att låna pengar till ditt företag om du inte har kapital själv. Att låna pengar till företag är en extern finansieringsform som är vanlig att använda.

Jämför olika företagslån

När du ska låna pengar till ditt företag är det en bra idé att jämföra olika företagslån med varandra. Du ökar då chanserna att hitta ett lån med bra villkor. När du ska låna pengar till ditt företag ska du först kolla vilket låneutrymme du har. Det är sällan en bra idé att låna mer pengar än du har utrymme för. Hur mycket pengar du kan låna beror mycket på din affärsidé och riskerna med den. Ett företagslån kan tas av andra anledningar som exempelvis när kassaflödet snabbt behöver öka. Ett företagslån kan användas som investering eller för expansion. När du tar ett företagslån är det viktigt att du planerar för hur pengarna ska återbetalas.

Specialisera dig som IT-konsult

När finansieringen är klar är det dags att fokusera på att sälja dina tjänster. I början är det viktigt att du kan sälja dig och dina tjänster. Marknadsföring är också viktigt, speciellt i början. För att lyckas som företagare är självdisciplin, god organisationsförmåga och förmågan att arbeta självständigt viktiga egenskaper att ha. Som egenföretagare i IT-branschen behöver du kunna locka kunder till dig. För att lyckas få uppdrag är det en fördel om du blir bra i intervjusammanhang för att få nya kunder. Du behöver även ha kunskap kring avtal och kontrakt. Om du inte kan den biten kan du ta extern hjälp. IT-branschen är stor så det kan vara en god idé bestämma vilken typ av tjänster du ska sälja. Specialistkompetens är något som är ovanligare men eftertraktat.

Ta hand om dina kontakter

Som IT-konsult är det viktigt att ha en god kommunikationsförmåga, fungera bra i grupp och vara lättanpassad. Det är många företagsledningar som lägger en stor vikt vid dessa egenskaper. En annan sak som är viktigt är att vårda dina kontakter. Det är viktigt och användbart att ha bra referenser när du söker nya jobb.

Med Questback får du en smart lösning som ger dig de verktyg du behöver för att analysera din verksamhet. Det gör att du kan förbättra ditt företag och göra att det lyckas bättre, blir mer lönsamt och mer effektivt i framtiden.

Varför använda digitala lösningar?

Det finns många olika sätt att ta reda på vad dina medarbetare tycker eller hur dina kunder uppfattar företaget och varumärket. Att använda en färdig tjänst som du kan nå digitalt är ett av de enklaste sätten. Där kan du till exempel hitta färdiga mallar och det finns en kundtjänst som kan hjälpa till när något strular. Du får dessutom tillgång till analysverktyg som gör att du enkelt kan få en översikt över den data du samlat in. Varför göra det svårare än det behöver vara? Det finns säkert mycket annat som behöver göras i företaget. Med Questback kan du sköta undersökningarna på ett smidigt sätt och samtidigt hinna med mycket annat.

Vad tycker dina medarbetare?

De allra viktigaste i ditt företag är dina medarbetare. Har du rutiner så det blir lätt för dem att komma med åsikter och idéer? Vet du hur de upplever verksamheten och vad de önskar skulle förbättras? Genom de medarbetarudersökningar som Questback erbjuder får du perfekta verktyg att använda dig av. Medarbetare som känner sig delaktiga och lyssnade på mår för det mesta bättre. De blir också mer engagerade i hur det går för företaget, vilket ökar effektiviteten.

Lyssna på dina kunder

Ofta sägs det att kunden alltid har rätt. Det är väl kanske inte alltid sant, men det kan för det mesta vara värt ganska mycket att höra vad dina kunder tycker om företagets verksamhet. Med Questback får du möjlighet att arbeta med relationen till dina kunder – och fler möjligheter att lyssna på deras åsikter. Det har visat sig att kunder blir mer lojala när de känner att någon bryr sig om deras upplevelser. De tycker också att det de anlitat någon för att göra blir mer värdefullt och kan bli beredda att betala mer. Det finns olika slags lösningar hos Questback som du kan använda. Allt från enkla kundundersökningar till mer avancerade verktyg. Med olika slags feedback från dina kunder får du en chans att analysera den del av marknaden du når ut till. Framför allt när du har ett nytt företag kan det ha stor betydelse, även om det också finns annat du kan behöva göra för att lyckas.

Analysera resultaten

Det räcker inte med att samla in åsikter, idéer och tankar. Du måste också analysera all data du får in för att det ska gå att använda den på ett meningsfullt sätt. Med de verktyg du får via Questback kan du skapa den överblick du behöver och få rätt förutsättningar för analysen av materialet. Det är först efter att du analyserat ditt material som det kan få betydelse på riktigt. Först då kan du se var svagheter finns, vilka utvecklingsområden du har att jobba med och vad du skulle kunna göra för att lyckas bättre.

Driver du ett företag inom it-branschen är du väl medveten om att marknadsföringen är avgörande för företagets framtid. Det finns en uppsjö av it-företag och lägger du inte ner tillräckliga resurser på att marknadsföra din verksamhet blir du snart akterseglad av dina konkurrenter. Med marknadsföring avses inte nödvändigtvis tv-reklam eller helsidor i någon av de stora dagstidningarna. Det är få mindre it-bolag som har de resurserna. Den kanske effektivaste åtgärden som ett mindre företag kan göra är att behandla existerande kunder väl och ständigt bearbeta de presumtiva kunderna med olika typer av erbjudanden.

CRM är nödvändigt för en effektiv marknadsföring

Allt för många företag hanterar fortfarande sina leads och kontakter med hjälp av Word- eller Exceldokument. Detta är ett slöseri med resurser samtidigt som det omöjliggör ett effektivt arbete med marknadsföringen. Har du som ambition att bedriva en modern marknadsföring, där du får en bra avkastning på de resurser som du lägger ner, måste du använda dig av ett CRM. Ett CRM gör det möjligt för dig att automatisera en stor del av arbetet utifrån vilken fas av införsäljningsprocessen som en tänkbar kund befinner sig i. Detta innebär att du kan erhålla största möjliga nytta av minsta möjliga insats i marknadsföringsarbetet.

Välj CRM utifrån just dina behov

När du väljer CRM måste du först och främst utgå från dina egna behov och förutsättningar. Det finns en uppsjö av olika CRM-lösningar men de flesta av dem är oerhört komplexa och består till största delen av funktioner som du aldrig kommer att använda. Det är en bättre lösning att satsa på ett modernt CRM som är anpassat till dagens teknik och som är möjliga att anpassa till just din verksamhet.

En mycket intressant lösning är Lime på lime-technologies.se som är ett modernt och mycket lättanvänt CRM. Lime är dessutom känt för att ha en förträfflig kundservice och att verkligen ta hand om sina kunder. Deras CRM fungerar för såväl små som stora företag och är möjligt att integrera med de andra programvaror som du redan använder i verksamheten. Det innebär att du inte behöver anpassa dig alltför mycket till CRM-verktyget utan i stor utsträckning kan fortsätta att använda dig av dina befintliga programvaror. Du kan läsa mer om Lime på deras webbplats på adressen lime-technologies.se.

Väl värt investeringen

De flesta CRM-system har en bra prisbild och du kommer aldrig att ångra en investering i ett bra system. Investeringen kommer att avsevärt effektivisera ditt marknadsföringsarbete och i stället för att sitta och fylla i uppgifter i ett Excel-dokument kan du fokusera på att skapa marknadsföringskampanjer med automatiserade utskick per e-post, eller bearbeta enskilda leads som är i slutfasen av införsäljningscykeln. Ett bra CRM kommer att göra skillnad för såväl hur du tillbringar din arbetsdag som intäkterna till ditt företag.

Det är mycket att tänka på när det kommer till att starta företag. Du behöver planera och tänka på allt från företagsform till kontorsmaterial. För oavsett om du arbetar hemifrån eller från ett kontor så behöver du ha kontorsmaterial för att kunna jobba effektivt. Kontorsmaterial som är bra att alltid ha är exempelvis pennor, papper, gem, häftapparat, kuvert och mycket mer.

Välj nisch

Data- och IT-branschen blomstrar som aldrig förr. Det beror på att digitaliseringen går snabbt framåt och det finns i nuläget inga tecken på att den är på väg att avta. Det finns ett behov av kompetenta konsulter, helst med en spetskompetens. När du ska driva företag inom data- och IT-branschen är det viktigt att du bestämmer vilken inriktning du ska ha. Eftersom data och IT är ett stort område är det bättre att vara nischad på något speciellt än att kunna lite om mycket. Du kan exempelvis bygga upp din egen produkt eller jobba som konsult i egen regi.

Spetskompetens är en viktig tillgång

När du ska starta igång ditt företag behöver du förbereda dig. Det är just spetskompetensen som är din viktigaste tillgång när du ska driva eget företag. Utöver det behöver du ha en bra dator med de programvaror du behöver och en bra uppkoppling för att kunna arbeta. Startkostnaderna är relativt låga när det kommer till att starta ett data- och IT-företag.

Ekonomiska tips

Det är viktigt att komma ihåg att du inte har samma ekonomiska trygghet som när du är anställd. Därför är det bra i början att hålla nere kostnaderna och bygga upp en ekonomisk buffert där du kan ta pengar de månader där uppdragen är få. Det är även viktigt att tänka på pensionen. Du får ingen tjänstepension som egenföretagare. Det måste du själv ombesörja. Det är även viktigt att ha ett privat pensionssparande. När du är egenföretagare har du alla möjligheter att tjäna mycket pengar. Det finns ingen begränsning på uppsidan. Det kan även vara en bra idé att ha a-kassa och en sjukförsäkring.

Marknadsföring

När du har gjort alla grundläggande saker för att komma igång med företaget är det dags att hitta kunderna. I början är det viktigt att vara aktiv och söka upp sammanhang där du skulle kunna hitta kunder. Det är även bra att bygga upp en egen portfolio som du kan visa om någon vill se vad du kan. Det är en fördel att göra en marknadsföringsplan eftersom det gör marknadsföringen lättare och den är enklare att följa upp. I och med digitaliseringen finns det bra möjligheter att nå ut till rätt människor. Men för att synas gäller det att tänka till. Att nätverka och knyta kontakter är också bra för att hitta kunder.

För inte alltför länge sedan var du tvungen att installera all programvara, som du använde dig av i ditt företag, på din arbetsdator. Det hade inte någon betydelse om det var företagets faktureringsprogram, Word eller Photoshop – de skulle samtliga installeras i sin fullversion på datorn. Var du med på den tiden kan du säkert dra dig till minnes det ständiga gisslet med uppdateringar som gjorde att du inte kunde arbeta under själva uppdateringen och att det alltid fattades utrymme på hårddisken.

Det är fortfarande möjligt att köra vissa programvaror via datorn men som företagare är det något som du bör undvika. Det finns egentligen inte några som helst fördelar med lokala installationer av olika program eller förvaring av data på den lokala hårddisken. Du bör i stället använda dig av molntjänster för i princip allt som har med företaget att göra.

Det är säkrare med molntjänster

Ett avgörande argument för molntjänster är säkerheten. När din data finns i molnet, och du använder dig av seriösa leverantörer, hanteras datan av professionella företag med välutbildad personal som är specialiserad på bland annat säkerhetsfrågor. Detta ska jämföras med om du förvarar datan på din egen dator. Då är det du själv som svarar för säkerheten, och oavsett hur bra lösenord du har och hur många antivirusprogram som du använder dig av kommer säkerheten aldrig att vara i närheten av vad professionella molntjänster kan erbjuda.

Det är enklare med molntjänster

Använder du dig av programvaror som är installerade på din egen dator är du utlämnad till dig själv som IT-tekniker när programvaran inte fungerar som avsett. Även om du är intresserad av IT är felsökning på den egna datorn något som du sannolikt vill undvika. Förutom att det som regel är en av de tråkigare formerna av IT tar det tid, och det är tid som du kunde använt till något betydligt bättre i ditt företag.

Väljer du i stället molntjänster uppdateras programvaran löpande under överinseende av välutbildade tekniker. Upptäcks ett fel någonstans åtgärdas det per omgående för alla användare av programvaran. Det är ytterst sällan som programvaror i molnet inte är möjliga att använda på grund av ett tekniskt fel.

Det är billigare med molntjänster

Avslutningsvis är det en ekonomiskt god affär att använda sig av molntjänster. I stället för att du köper programvaran, för att därefter betala för nya versioner varje år, betalar du en mindre månadsavgift för molntjänsten. Du behöver inte betala för uppdateringar och du kan dessutom i regel säga upp tjänsten med högst en månads uppsägningstid. Det är därför inte någon tvekan om att molntjänster, förutom att vara en smidig och säker lösning, även ur ekonomisk synvinkel, är en mycket bra lösning för dig och ditt företag.